Sezonul cald se apropie cu pași repezi, așa că acum este un moment oportun pentru a te gândi la organizarea unui eveniment în aer liber, desfășurat în lunile care urmează. Dacă îți dorești ca proiectul tău să se bucure de un real succes, trebuie să îți faci foarte bine temele. Vezi ce aspecte importante trebuie discutate intens cu ceilalți membri ai echipei de organizare.
Data ideală pentru organizarea evenimentului
Vara se iau cele mai multe concedii, de aceea, este important să ții cont de acest lucru, pentru a avea cât mai mulți vizitatori la evenimentul organizat în aer liber. Analizând perioadele în care s-au organizat astfel de proiecte în ultimii ani, se observă că zilele de weekend sau orele de după programul de la job sunt momente prielnice pentru un astfel de proiect.
În timpul lunilor de vară, lista cu evenimente este una extinsă. De aceea, este recomandat să studiezi cu atenție calendarul din acest an, pentru a găsi cea mai bună dată pentru organizare. Evident, contează și disponibilitatea locației pentru intervalul de timp respectiv, precum și factorii meteo preconizați pentru perioada respectivă.
Starea vremii în timpul festivalului
Pe timp de vreme bună, temperaturile sunt ideale pentru distracție în aer liber. Însă chiar și într-un astfel de context, poate ploua abundent, existând chiar și riscul unor descărcări electrice. Chiar dacă nu poți ști cu certitudine cum va fi vremea în perioada festivalului, te poți baza pe expertiza specialiștilor, obținând astfel date foarte bune despre starea vremii în acea perioadă.
Chiar dacă este dificil să muți un festival (mai ales, în cazul unui proiect de anvergură) într-o altă fereastră de timp, poți lua măsuri suplimentare pentru confortul și siguranța celor care participă la evenimentul tău oudoor: achiziționarea de pelerine, umbrele, corturi de vreme rea și încălzitoare pentru spații deschise; prevenirea participanților cu privire la variațiile meteo din perioada respectivă, colaborarea cu autoritățile pentru construirea unui plan de intervenții etc .
Organizarea spațiilor din perimetrul evenimentului
Clipele frumoase din timpul unei seri de vară trebuie trăite alături de toți cei dragi, într-un loc magic! Acesta este gândul comun pe care toți participanții îl au în minte, atunci când achiziționează bilete la evenimentul în aer liber pe care îl organizezi. Așa că invită-i pe toți cei din echipa de organizare la sesiuni de brainstorming și începeți să puneți pe foaie idei.
În funcție de spațiul avut la dispoziție, tematica evenimentului, vremea din perioada respectivă, categoriile de vârstă prezente la eveniment, locație sau perioada desfășurării, puteți amenaja un loc care să includă: spații de campare complet echipate, zone de relaxare și concert în aer liber, perimetre cu diferite complexe de joaca pentru exterior, dedicate familiilor care au copii mici, parcări securizate, zone de tip food court, stații pentru încărcarea telefoanelor mobile etc
Respectarea tuturor prevederilor legale
Poți solicita expertiza unor specialiști pe probleme de natură juridică, pentru a te asigura că desfășurarea evenimentului tău în aer liber respectă cadrul legal. Avizele și aprobările necesare pot garanta că acest proiect este organizat astfel încât siguranța și confortul sunt pe primul loc, atât pentru participanți, cât și pentru locuitorii din proximitate.
De asemenea, condițiile în care se desfășoară evenimentul outdoor nu trebuie să afecteze calitatea mediului înconjurător: aerul, spațiile verzi din cadrul perimetrului special amenajat, apele și pânza freatică. În cazul în care nu respecți cadrul legal la care trebuie să raportezi o astfel de inițiativă, riști amenzi foarte mari și chiar deschiderea unui dosar penal.
Promovarea unui eveniment în aer liber
Pentru că îți dorești să ajungă cât mai mulți participanți la acest eveniment, trebuie să îl promovezi pe cele mai importante canale de comunicare pentru cei aflați în target. Online-ul este cel mai simplu de accesat instrument prin care poți comunica informații despre un eveniment în aer liber: Facebook, TikTok, Instagram, Youtube, Google Ads etc .
Însă dacă organizezi un eveniment pentru o anumită nișă, sau dedicat unui segment de participanți cu o vârstă medie ușor mai ridicată, presa scrisă, canalele de radio, televiziunea, posterele și pliantele împărțite pe stradă, în locuri de interes pentru cei din publicul-țintă, sunt instrumente de comunicare pe care le poți lua în considerare.
Cu un plan bine pus la punct și ținând cont de recomandările specialiștilor la care apelezi, organizarea evenimentului tău în aer liber se va bucura de un real succes. Ține cont de aceste sfaturi și construiește de la zero un proiect outdoor de care toți își vor aduce aminte pentru mult timp!